4.3.2.5 外來文件、資料和記錄采用原文件、資料和記錄的編號，如其無編號而我公司需對其進行編號管理時，按公司檔案管理的有關規定執行。

4.4 文件的審批

4.4.1 質量手冊由管理者代表審核，總經理審批；

4.4.2 程序文件、作業指導書由有關部門負責人審核，管理者代表審批；

4.4.3 記錄的格式、內容由部門負責人審批；

4.4.4 外來文件由辦公室審核其適用性后，發放或傳閱。

4.5 文件的發布與發放

4.5.1 經批準后的文件，方可成為正式文件，印制后，由辦公室加蓋受控印章后發放，并留正本存檔。

4.5.2 文件管理員建立《發文登記本》，內容包括：文件名稱、文件編號、發放日期和發放的范圍、接收人簽字等。

4.5.3 文件管理員將蓋有受控章的文件副本分發給需要執行的部門，并要求收件人在《發文登記本》上簽字。

4.5.4 各部門將領到的文件登記在《部門文件登記表》上。

4.5.5 當文件需要提供給外單位時，需經管理者代表批準，除提供給認證機構的文件外，其他按非受控處理。

4.5.6 各部門保管的文件如有丟失、損壞，需報告辦公室，向文件管理員重新領一份，并登記在《發文登記本》上，注明原文件作廢。

4.5.7 未加蓋受控章或擅自復印的文件視為無效文件，不予執行。

4.6 文件的檔案管理

檔案室按照文件和資料存檔的有關要求，對存檔文件和資料分類、編目、確定保存期限，保存在符合檔案管理要求的場所。

4.7 文件的借閱

4.7.1 任何人或部門需借閱由檔案室存檔保管的文件時，應填寫《文件／資料借閱登記表》，經辦公室經理審批后方可借閱。

4.7.2 外單位人員查閱存檔文件，須得到辦公室經理批準，并進行登記，在有關人員陪同下查閱。

4.7.3 查閱屬公司機密性的文件，須經總經理批準。

4.7.4 借閱人在檢索和借閱時，應保持文件的整潔，不得損毀和涂改，使用完后及時歸還。

4.8 文件的修改

4.8.1 文件修改由原文件編寫部門或指定部門修改。

4.8.2 手冊的修改由管理者代表審核、總經理批準；程序文件、作業指導書的修改由管理者代表審批；記錄表格的修改由部門負責人審批。

4.8.3 質量手冊、程序文件首次發行為Ａ版，修改狀態不做標識。當文件有修改后，修改狀態用阿拉伯數字表示，按01、02、03……順序依次遞增，標識在版本號后面，修改10次后換版。

4.8.4 記錄表格每次修改后直接換版。

4.8.5 文件管理員將修改情況記入《文件更改記錄》，與原版文件共同存檔。

4.8.6 修改后的文件經總經理或其授權的副總審批后，由辦公室重新印制后于3日內發放到原舊版文件持有人或部門，并收回舊文件。

4.9

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